Ces réunions poubelles à décisions

Le célèbre gourou du management Peter Drucker affirmait non sans malice que « les réunions sont par définition une concession à une organisation déficiente. En effet, soit on travaille, soit on se réunit, mais on ne peut pas faire les deux en même temps ». Il faut dire qu’il existe de nombreuses études sur le nombre et l’utilité des réunions en entreprises, et que leur lecture et pour le moins édifiante.

Les managers français passeraient ainsi entre trois et quatre heures par jour en réunion, à raison de 6 à 15 réunions par semaine, ce qui représente tout de même entre 27 et 35 jours par an. Cela implique que vous ne passerez pas moins de 20 années de votre vie en réunion. Or, d’après plusieurs enquêtes, en France et aux États-Unis, à peine plus de la moitié de ces réunions sont considérées comme productives par leurs participants, ce qui fait qu’entre 33 % et 39 % d’entre eux avouent avoir déjà fait la sieste devant une présentation PowerPoint, 75 % profitent des réunions pour faire autre chose – le plus souvent répondre à des messages, quand ce n’est pas passer le temps sur Internet – et plus de la moitié ont déjà inventé une excuse pour ne pas aller à une réunion. Au total, pas plus d’une réunion sur quatre semble aboutir à une décision effectivement suivie d’effet.

Le modèle de la poubelle

Cette réunionite aigue n’est pas nouvelle, et c’est un phénomène bien connu des chercheurs en management. Dès les années 1970, Cohen, March et Olsen ont ainsi décrit la prise de décision dans certaines organisations grâce à ce qu’ils ont appelé le « modèle de la poubelle ». Selon ce modèle, une décision collective résulte non pas d’une démarche rationnelle, consensuelle et formalisée, mais du fait qu’à l’occasion d’une réunion, parmi les participants présents, un apporteur de problème a fortuitement rencontré un apporteur de solution. Bien entendu, tout le sel du modèle réside dans le fait que le problème n’avait peut-être pas de rapport avec le sujet de la réunion, et que la solution n’avait peut-être pas de rapport avec le problème. Cette vision chaotique se reflète dans le nom du modèle : comme les déchets entassés dans une poubelle, les composantes d’une décision n’ont a priori aucun lien les uns avec les autres. Ce modèle explique notamment pourquoi certaines décisions ne sont pas suivies d’effets, ou pourquoi certains problèmes semblent éternellement ressurgir. Au passage, il explique aussi pourquoi près d’un participant sur cinq ne s’exprime quasiment jamais en réunion : ceux qui ne veulent ni s’épancher sur leur problème ni caser leur solution ont en fait peu de choses à dire.

Quelques règles simples

De fait, pouvez-vous échapper à la malédiction du modèle de la poubelle ? En dehors des règles classiques (respecter les horaires, prévoir un ordre du jour, organiser la prise de parole, rédiger un compte-rendu), certaines entreprises ont tenté d’améliorer la qualité de leurs réunions par des règles simples. Chez Amazon, le nombre de participants ne doit ainsi pas dépasser le nombre de personnes qu’il est possible de nourrir avec deux pizzas (soit entre 5 et 6 participants, car ce sont des pizzas américaines), et par ailleurs les présentations PowerPoint sont interdites : elles sont remplacées par des mémos rédigés, que les participants doivent lire en silence au début de la réunion. On peut ajouter que certaines entreprises ont choisi de tenir les réunions debout, ce qui garantit qu’elles ne durent pas trop longtemps. On estime en effet que pour être productive, une réunion ne doit pas durer plus de 40 minutes.

Au total, soyez certain que savoir se comporter en réunion est une des compétences les plus essentielles pour un manager, même si ce n’est malheureusement pas la plus enseignée.