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Efficacité des réunions : les outils d’une amélioration décisive

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Lionel Pasco

- Président directeur général de Perfony

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Toute personne travaillant dans une entreprise a connu ça : sortir d'une réunion en ayant l'impression tout simplement d'avoir perdu son temps, en estimant par exemple que ce qui a été dit en deux heures aurait pu être contracté en 10 minutes, ou pire encore qu'on ne sait pas après la réunion ce que l'on a à faire.

Ce problème, que tout le monde connait, est pourtant sous-estimé en entreprise. C'est ce que va nous expliquer Lionel Pasco, PDG de Perfony

A combien peut-on évaluer le temps et le coût des réunions dans l'activité d'une entreprise ?

Je veux vous donner deux chiffres plutôt éloquents. D'abord, sachez qu'en moyenne, un cadre passera 16 années de sa vie professionnelle en réunion. Et puis, cet autre chiffre : dans une entreprise de 200 salariés, si chacun d'entre eux passe deux heures par semaine en réunion, et bien cela représente un coût de 1 million d'euros en masse salariale tous les ans. Aucune entreprise ne se lancerait dans un projet avec un tel coût sans s'interroger sur les moyens de l'optimiser et sans un moyen d'en mesurer le résultat.

Qu'a changé le numérique dans la pratique de la réunion. Les nouveaux outils ont-ils permis d'améliorer l'efficacité des réunions ?

Oui bien sûr? par exemple, ces réunions peuvent se faire à distance avec la généralisation des outils de visio-conférences ou encore les documents qui se partagent maintenant en temps réel grâce au cloud computing. Mais ces gains d'efficacité restent à la marge et ne sont pas mesurés. Les entreprises ne mènent toujours pas de réflexion sur les moyens d'optimiser les temps de réunion.

Alors justement, comment mesurer précisément l'efficacité d'une réunion ? Comment savoir si elle a été fructueuse ou pas ?

Il y a trois questions à se poser. D'abord : « la réunion a-t-elle été bien animée ? ». Et je ne parle pas que des managers. Chaque participant doit avoir correctement préparé son intervention. La deuxième question, c'est : « les bons sujets-ont-ils été abordés ? ». C'est-à-dire ceux qui étaient prévus à l'ordre du jour, mais aussi ceux qui permettent d'avancer dans la bonne direction. Enfin, tous les participants doivent se demander s'ils savent ce qu'ils ont à faire en sortant de réunion, si leur feuille de route est claire.

C'est ce à quoi sert l'outil que vous proposez?

Oui, entre autre. Nous sommes les premiers, et les seuls aujourd'hui à proposer un système d'évaluation, qui est le préalable à toute démarche d'amélioration... Avec notre outil, chaque participant peut noter, de manière anonyme, ces trois critères à l'aide de simples règles graduées à la fin de chaque réunion. Le cumul des résultats permet de connaître le niveau de performance des réunions. Et ça marche ! Nous avons maintenant plus de 18 mois de retour d'expérience avec nos premiers clients et les résultats sont spectaculaires. Ils affirment avoir gagné jusqu'à 30% d'efficacité en réunion grâce à nous, ce sont des centaines d'heures et des dizaines de milliers d'euros d'économie. Imaginez donc ; on peut vous faire gagner 5 années de votre vie professionnelle, c'est une vraie révolution.

Mesurer l'efficacité d'une réunion est donc moins compliquée qu'il n'y paraît. C'est pourtant un exercice trop peu pratiqué dans les entreprises qui courent ainsi le risque d'un véritable gaspillage de temps, et donc d'argent.

Lionel Pasco, Efficacité des réunions : les outils d'une amélioration décisive, une vidéo Xerfi Canal

Publié le jeudi 20 février 2014 . 3 min. 38

Mots clés : Conseil
Management
Perfony
Réunions

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