Quel est le rôle des secrétaires en entreprise, que l’on appelle aussi aujourd’hui « des assistantes », cet emploi qui est occupé en France à plus de 95%, par des femmes ?
Pour le comprendre, permettez-moi de faire écho à deux autres substantifs de genre… masculin : le secrétaire et le secrétariat.
Imaginez tout d’abord que vous déambulez dans le Château de Versailles et vous tombez sur le bureau du Roi Louis XV. Un secrétaire à cylindre remarquable, conçu avec des matériaux précieux. Sa forme a pour spécificités de préserver la confidentialité des correspondances du Roi. En effet, l’abattant ne peut s’ouvrir qu’avec une clé, qui déverrouille également l’ensemble des tiroirs, où étaient cachés les informations reçues du réseau d’espions et d’informateurs, de ce chef d’Etat.
Imaginez maintenant le secrétariat d’une organisation. Ce service peut être assumé par plusieurs personnes dans de grosses structures et des étages entiers de grands bâtiments peuvent lui être dédiés. Cela montre à quel point ce service compte.
Pourtant, quand on parle de l’emploi de secrétaire, ce ne sont pas forcément ces images qui nous viennent à l’esprit : quelque chose de grand, de précieux, de remarquable. On a plutôt des images certes drôles, dessinées dans des sketchs de certains humoristes qui se déguisent en personnage hyper maquillés depuis les ongles, et qui ne parlent que de choses futiles et de ragots. Cependant, l’emploi de secrétaire en entreprise est essentiel pour un manager. Trois caractéristiques peuvent être évoquées entre autres.
Tout d’abord, la secrétaire est un maître du temps car à la jonction du présent et du futur. En effet, elle hiérarchise les sujets urgents et importants, d’où les modifications d’agenda, y compris de dernières minutes. Elle a un rôle de protection face à ce qui pourraient être des distractions à l’instant t, tout en anticipant les obligations futures.
Ensuite, elle est un intermédiaire entre le ou la manager et les parties-prenantes internes et externes de l’entreprise. La secrétaire doit réguler d’éventuelles pressions pour permettre au manager d’être plus efficace dans son activité quotidienne. C’est ainsi qu’elle peut gérer la communication de son n+1.
Enfin, la secrétaire fait partie du système d’information de l’entreprise ; elle joue le rôle d’informatrice grâce à son réseau interne et externe, qui lui permet peut-être d’éclairer un sujet délicat pour le ou la manager. Il est donc attendu qu’elle soit discrète, pour « taire les secrets », dans le respect de la loi, bien entendu. Ces informations confidentielles l’obligent à une certaine probité à l’égard de son n+1.
Ces caractéristiques sont bien connues des femmes et des hommes qui occupent de grands postes. Cela les conduit d’ailleurs à prêter une grande attention au recrutement de la personne qui occupe le poste de « secret-taire » en deux mots. Il est donc bien regrettable de voir que, dans certaines structures, le poste de secrétaire est malheureusement parfois défini de manière trop réductrice comme si ces femmes étaient ordinaires.
Aussi, rappelez-vous que toutes ces secrétaires et assistantes occupent une place remarquable et précieuse dans votre réussite en tant que manager !
Publié le jeudi 11 juillet 2024 . 3 min. 55
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