Les clés d'un entretien d'évaluation réussi

L’évaluation est un acte mal aimé des managers, trop souvent négligé alors qu’il est fondateur du management.
Pourquoi l’évaluation est si importante ? Pourquoi ce rejet ? Quelles sont les clés d’une évaluation réussie ? Trois questions importantes.

1/ Pourquoi l’évaluation est si importante ?

Quand on évoque les grandes missions du manager, le trio de tête qui s’impose se décline en :

- avoir une vision et la partager,
- savoir décider, et mettre en action,
- être capable de fédérer les équipes

Nous sommes tous d’accord pour dire que ces trois compétences managériales sont incontournables, mais concrètement, elles ne peuvent vraiment se concrétiser seules.

Une vision est faite pour être partagée, sinon elle reste théorique. Les décisions doivent être mises en œuvre sous peine d’immobilisme. Le collectif repose sur la motivation des collaborateurs, qui exige du sens et de la confiance.
La clé de voûte de ces trois croisées est l’évaluation des collaborateurs.

2/ Pourquoi ce désamour ?

Qui dit mal aimé, dit négligé, oublié, ou vite fait, mal fait.

D’années en années, de nombreuses études le montrent que : les managers ne goûtent guère à cet exercice qui consiste à prendre du temps pour écouter un collaborateur, et savoir lui dire, de façon argumentée et les yeux dans les yeux, ses point forts comme ses points de progrès.

Deux études récentes menées par BVA ou OpinionWay se rejoignent sur le fait que plus d’un tiers des salariés jugent leurs entretiens peu motivants, 40% ne connaissent pas suffisamment les objectifs stratégiques de leur entreprise et ne font pas le lien avec leurs propres objectifs. Seule la moitié déclare le préparer soigneusement et une proportion encore moindre (37%) attend ce moment avec impatience. Au final, seuls deux tiers des salariés annuel estiment leur entretien annuel comme « bénéfique et utile ».

Temps insuffisants, impréparation, laisser faire ou au contraire règlement de comptes, sentiment d’injustice, décalage avec la réalité … sont les griefs qui remontent le plus souvent. D’où beaucoup de frustrations et une grosse perte de confiance qui pénalise l’ambiance, et de là, l’efficacité globale.

Depuis quelques années, les propositions se sont multipliées pour pratiquer l’évitement de ce qui s’apparente à une corvée. Les outils proposés sont de plus en plus sophistiqués, mais aussi de plus en plus exotiques, si possible online, et encore mieux en asynchrone, en différé. Il est bien évidemment plus facile de cocher des cases, loin du regard de la personne évaluée, en se payant d’un petit commentaire qui peut d’ailleurs rester anonyme, plutôt que d’affronter la peur, l’incompréhension, la colère d’un homme ou d’une femme, fussent-ils des subordonnés.

Être un manager se prouve tous les jours, mais la vraie conquête de la légitimité de ce statut se mène sur le terrain, le plus quotidien, et le plus basique.

La conduite des entretiens d’évaluation est au cœur de ce processus.

C’est là que se joue, entre bienveillance et exigence la vérité des relations !

Mais l’exercice est redoutable.

3/ Quelles en sont les clés pour le manager ?

- Prendre le temps : une heure, une heure trente qu’on libère dans son agenda,
- soigner le cadre, être autour d’une table ronde et non assis face au bureau du chef,
- accorder toute son attention, sans regarder ses mails ou ses sms, sans répondre à son téléphone,
- maîtriser les documents qui servent de support. Il y a la lettre mais aussi l’esprit !
- avoir préparé, en reprenant les comptes rendus des entretiens passés, en ayant recueilli de l’information sur les actions menées,
- donner la parole en ayant demandé de préparer une auto-évaluation,
- pratiquer l’écoute active, en s’adaptant à son interlocuteur,
- énoncer des faits,
- dire les choses : ce qui est positif comme les points de progrès, ou même les insuffisances,
- creuser le cas échéant : en posant des questions pour savoir comment il s’y est pris, ce qu’il a apprécié, comment il a surmonté les difficultés, comment il ferait si c’était à refaire…
- proposer un plan d’actions et savoir le mettre en perspective pour donner du sens,
- avoir une périodicité crédible : une fois par an est un minimum,
- et bien sûr ne pas s’exonérer de points réguliers, afin d’exprimer des feed back sans attendre ces rendez-vous formels.

Bref, il s’agit d’avoir un vrai dialogue dans le respect des deux parties, qui restitue pleinement les mois écoulés et envisager l’avenir.

Le collaborateur doit partir de l’entretien en ayant le sentiment d’avoir été évalué certes, mais de façon éclairée et juste, et pleinement motivé pour continuer son chemin professionnel. C’est là que se construit la confiance et la motivation, ou au contraire là où peuvent se créer bien des frustrations et du ressentiment.

Un tout dernier point pour les convaincus, essentiel pour atteindre pleinement l’objectif d'un entretien d’évaluation même s’il peut paraitre complètement contre-intuitif : c’est renoncer à TOUT expliciter. Il va falloir que le manager sache préserver avec beaucoup de tact une petite part d’implicite.

En effet, à tout vouloir dire, à tout vouloir montrer, on prend le risque d’entamer des croyances en l’entreprise, ou à exacerber des sentiments de jalousie, de honte, de haine.

Cette capacité à garder un tout petit peu d’implicite est ce qui distingue une très bonne évaluation de celle qui donne des ailes.