Le syndrome CYA (cover your ass)

Votre quotidien professionnel est envahi par des mails qui sont des comptes rendus systématiques de toutes activités type réunions ou rendez-vous ? Vous savez : ce qui commence par : « Comme nous en avons convenu » … « Un memo de notre réunion de ce jour » ; ou encore des mails avec copies à la terre entière ?

OUI ? Alors posez-vous la question : pourquoi ce besoin de tout mettre par écrit, de laisser des traces systématiques de tous faits et gestes ?

N’êtes-vous pas atteint, vous et vos collègues, du syndrome CYA en anglais « Cover Your Ass » ? Qu’on peut traduire en français par « Couvrir son cul » ou plus élégamment « ouvrir le parapluie » ?

Certes, le terme est assez exotique mais il décrit de façon très imagée un des grands maux de nos entreprises.
Se poser la question du CYA, c’est se poser la question de la confiance dans l’entreprise.

Le phénomène est peu documenté. Il fait l’objet, à ma connaissance d’un seul article académique : « Uncovering the CYA phenomenon » de Christine Barabas publié en 1993 dans la revue Technical Communication.

C’est peu. Mais cela fait certainement partie des sujets dont on est peu fiers et qu’on préfère oublier, d’autant plus, que tout le monde est plus ou moins touché.

Si on s’en réfère à la définition proposée par Wikipedia : le CYA permet de « se protéger d'éventuelles critiques ultérieures, sanctions légales ou autres répercussions, généralement dans un contexte professionnel ou bureaucratique ».

Christine Barabas distingue deux types de CYA :

- Les mesures légitimes pour se protéger dans une situation difficile, comme après un licenciement. Elle qualifie de CYA d’éthique et légitime.
- Les mesures qu’on prend pour éviter de futures accusations en détournant la responsabilité à l’avance. Action qui peut se justifier dans des activités ou des missions à haut risque mais qui perd de son sens éthique quand il s’agit seulement de se protéger en désignant d’autres personnes.

D’un point de vue organisationnel, cela se traduit alors par une documentation et une paperasserie excessive avec des mentions qui protègent l’entreprise et ses collaborateurs de tous les risques potentiels. Toute responsabilité est alors institutionnellement diluée et rejetée, amenant les individus à refuser toute initiative ou prise de risque, et à ne jamais rien assumer en cas de problème.

La cause racine du CYA est le « manque de confiance » :

- Dans son entreprise qui n’hésitera pas en cas de problème à chercher des coupables,
- Dans les collègues qui peuvent au choix, vous faire porter le chapeau en cas de difficultés, s’approprier vos idées ou votre travail, ne pas tenir leurs engagements …

Au-delà du climat déléthère qu’implique la pratique du CYA, elle peut avoir deux conséquences désastreuses :

La première est le surcoût en temps et en énergie qu’elle entraine : écrire des milliers de mails pour dire et redire les mêmes informations, développer de façon intensive des informations inutiles et redondantes pour éviter de se faire reprocher d’avoir oublié quelque chose, décrire à l’infini des détails inutiles pour noyer le poisson … mobilisent un temps très important de ceux qui les produisent, mais également de ceux qui les lisent.

La seconde est encore plus grave, le CYA peut occulter un véritable avertissement, comme dans le cas Challenger, cette navette spatiale qui a explosé à son décollage causant la mort de 7 astronautes en 2003. Il a été montré qu’un memo des ingénieurs du fabricant de fusées Morton Triokol contenait la phrase : « Les informations sur cette page ont été préparées pour soutenir une présentation orale et ne peuvent pas être considérées comme complètes sans la discussion orale », mention qui a été interprétée comme un « avis CYA » et a écarté la rencontre.

Alors, regardez autour de vous :

- Tous vos mails sont systématiquement adressés et mis en copie à de multiples interlocuteurs ?
- Vos interactions sont toujours tracées ?
- Vous allez à des réunions où le nombre de participants est toujours supérieur aux personnes utilement ciblées ?

Vous êtes atteint du syndrome CYA et il est certainement temps de se pencher sur la question !