S'auto-organiser pour maîtriser son temps : les 3 points-clés

Le développement du télétravail, qui n'est pas seulement un effet de mode mais bien un mouvement amené à se développer, oblige les entreprises à reconfigurer l’organisation du travail et les modalités managériales.

Fini le temps du management par le contrôle, arrive le temps du management par le projet.

Dans la reconfiguration globale, il est un point essentiel et sur lequel on peut avancer assez vite : c’est l’auto-organisation du temps. Car pour une optimisation de ces dispositifs alternant présentiel et distanciel, il est important que les collaborateurs puissent gérer leur temps au mieux avec deux visées : l’efficacité et l’efficience d’une part et la qualité de vie au travail d’autre part.

Evidemment, l’élaboration des chartes encadrant le télétravail propose un cadre dument réfléchi et co-construit qui conviendra au plus grand nombre mais ne peut apporter cette nécessaire dimension adaptative au plus près de chacun.
Le savoir « s’auto-organiser » n’est pas loin d’être maitrisé par tous, car considéré comme inutile dans une configuration présentielle ou réservé à l’encadrement supérieur ou intermédiaire. Jusque-là, l’activité est souvent nourrie au jour le jour, la semaine la semaine par le N+1 direct, qui décide pour ses équipes des activités prioritaires, des modalités de collaboration, de la planification des réunions, toutes sortes de tâches qui vont de plus en plus relever de l’initiative des collaborateurs.
Les méthodes de gestion du temps sont très nombreuses et on peut parier qu’elles vont se multiplier, en propositions et en sophistication dans les mois à venir….

J’en connais une qui présente de nombreuses qualités et qui a été développée avec succès auprès de centaines d’entreprisse : il s’agit de la grille de gestion du temps de l’Institut Socio-économique des entreprises et des organisations ISEOR, fondé et dirigé par le professeur Henri Savall et les professeurs Véronique Zardet et Marc Bonnet.

C’est une méthode simple dans ses principes et qui présentent deux avantages :

- Elle met le salarié à contribution
- Elle a une dimension adaptative au plus près de l’activité
- Elle développe la réflexivité, soft skill essentielle à cultiver dans les années à venir.

Concrètement et à grands traits, quelle est la méthode ?

On demande à la personne de reporter méthodiquement l’ensemble de ses tâches sur une semaine type, en en indiquant précisément les horaires. Sur du papier ou sur un ordinateur. Ce qui convient le mieux.

L’essentiel est l’exhaustivité et l’honnêteté du remplissage.

Dans un deuxième temps, on lui demande de considérer chacune des tâches et de les ranger dans trois grandes catégories :

- Les missions courantes, c'est-à-dire l'ensemble des missions qui lui sont affectées et qui correspondent à son poste de travail tel qu'il a été configuré : réunions, rendez-vous, reporting, appels client. On peut leur affecter une couleur par exemple bleu.

- Deuxième catégorie : les régulations de dysfonctionnements c'est-à-dire des tâches qui lui prennent du temps qui demandent de l'énergie et qui peut être dans un monde idéal mais en tout cas dans un ortho fonctionnement ne devraient pas exister c'est-à-dire des tâches qui consistent à faire ou à refaire des choses qui ont dysfonctionné : j'ai dû rappeler un client parce qu'il n'avait pas été livré en temps, la photocopieuse à bourré pour la 10e fois dans la journée et j'ai passé 1/4 d'heure à essayer de la mettre en en route, je ne n'ai pas eu le remplacement de telle personne et je suis amené à faire ses tâches alors que ça ne fait pas partie de mes compétences ou même ou de mon poste de travail. On peut leur affecter une couleur orange ou rouge.

- La troisième catégorie de tâches ou de missions sera celle de la création de potentiel c'est-à-dire ces moments où on apprend, on se forme, où on rédige une nouvelle procédure. Tout ce qui va être tourné vers la création de son potentiel personnel ou pour l'organisation.

Au moment du bilan, il s’agit de réfléchir à comment réduire ce qui va être rouge les dysfonctionnements et si possible augmenter ce qui va être vert.

Mais c’est aussi le moyen d’identifier des zones de délégation, de mieux gérer les coordinations ou encore de mieux répartir ses allocations temps en fonction de ses contraintes ou de ses caractéristiques personnelles. Par exemple, est-on plus en forme le matin, ou le soir pour des missions demandant de la concentration ?

C’est l'amorce d'une réflexion sur comment je travaille, comment je peux mieux travailler comment je peux être plus efficace et efficient tout en gardant en tête que je peux me développer dans mon poste de travail, comment aussi je peux le faire évoluer.

La maîtrise de sa gestion du temps et de son auto-organisation sont un pas vers la gestion de projet, car c’est la prochaine étape.