Se désintoxiquer de la folie des réunions !

Des recherches universitaires ont montré que les trois quarts des réunions ne sont pas productives. Il n’y a pas de priorisation entre les sujets à l’ordre du jour, les participants arrivent sans être suffisamment préparés, le temps de parole n’est pas respecté et aucune décision n’est prise. In fine, tout le monde a perdu son temps.

Pourquoi les réunions sont-elles alors aussi fréquentes dans les entreprises ? L’explication est plutôt surprenante. Ceux qui les organisent sont persuadés qu’elles sont utiles et bien menées… alors que ceux qui y participent en sont beaucoup moins convaincus. Plus précisément, 80% des managers pensent que les réunions qu’ils organisent sont productives … mais seulement la moitié d’entre eux considèrent que les réunions organisées par les autres le sont.

Même si toutes les réunions ne sont pas inutiles, leur coût est astronomique. Elles empêchent également les dirigeants et les managers de se consacrer au travail de fond (le fameux « deep work » …). Quatre règles simples permettent de réduire les frustrations qu’elles engendrent :

Règle no 1 : seules les personnes qui sont directement concernées par une réunion doivent y être conviées. Le nombre de participants doit également être limité. Plus il y de participants, moins leur contribution est importante.
Règle no 2 : une réunion doit toujours avoir un objectif, un ordre du jour et une durée prédéterminée. Le principe de base est qu’une réunion doit être la plus courte possible compte tenu de son objectif et de son ordre du jour. Cela permet de créer un sentiment d’urgence qui la rend plus productive.
Règle no 3 : une réunion doit toujours être interactive. Notons que les réunions dans lesquelles les participants interagissent debout durent deux fois moins longtemps que celles où ils sont assis … pour un résultat équivalent.
Règle no 4 : une réunion doit toujours être accompagnée d’un compte-rendu qui résume les décisions qui ont été prises et qui identifie clairement ceux qui les mettront en œuvre.

En bref, les dirigeants et les managers auraient tout intérêt à passer moins de temps en réunion et à s’appuyer sur la recherche universitaire pour rendre leurs réunions plus productives. Il existe une véritable science des réunions. Dommage qu’elle soit aussi peu connue dans le monde de l’entreprise.

Source : Perlow, L. A., Hadley, C. N., & Eun, E. (2017). Stop the meeting madness: How to free up time for meaningful work. Harvard Business Review, 95(4), 62-69 ; Porter, M. E., & Nohria, N. (2018). How CEOs manage time. Harvard Business Review, 96(4), 42-51 ; Rogelberg, S. G., Scott, C., & Kello, J. (2007). The science and fiction of meetings. MIT Sloan management review, 48(2), 18-21.