Pourquoi le Digital workplace devient incontournable

Xerfi Canal TV a reçu Joanna Pomian, directrice conseil digital, transformation digitale et collaborative chez SQLI pour décrypter la notion de digital workplace, c’est-à-dire l’environnement numérique au travail.

"Déjà, pourriez-vous nous définir rapidement ce dont il s’agit ?

Le terme de digital workplace récapitule l’ensemble des outils nécessaires à un collaborateur pour travailler efficacement dans l’écosystème de l’entreprise.

A quoi ressemble le poste de travail dans le digital workspace ?

Au départ, c’est le poste de travail « classique », un ordinateur sur lequel le collaborateur trouve ses outils de communication interconnectés pour le téléphone, le chat, les télés et visio conférences avec partage d’écran, ses outils bureautiques habituels, l’accès à ses outils métier, à tous ses collègues et à toutes les informations dont il peut avoir besoin. Ensuite, il trouve un prolongement sur les supports mobiles, surtout les tablettes, et en dernier lieu, il intègre tous les écrans présents dans l’entreprise utilisés pour communiquer et travailler.

Quelle est la place des réseaux sociaux dans ce digital workspace ?

Le réseau social d’entreprise fait partie intégrante du digital workplace, car il apporte la composante sociale et conversationnelle. Les utilisateurs peuvent créer facilement des communautés d’intérêt, trouver une expertise, poser des questions, participer à des groupes de travail. Il apporte la souplesse qui manque aux outils de gestion de l’information.

Imaginons : je suis un chef d’entreprise, je suis très intéressé par ce que vous me dîtes mais je me dis : comment mettre en place ce digital workplace ? Quelle feuille de route préconisez-vous ? 

Les dimensions d’un tel projet sont l’ergonomie du poste de travail, la partie fonctionnelle : du recueil des besoins à la définition des fonctions à mettre en place la partie technique : choix de la plateforme (cloud / on premise), des solutions logicielles (la palette de choix est très large) et ensuite des étapes plus classiques d’un projet informatique, l’accompagnement au changement et la définition de la gouvernance pour accompagner les acteurs et définir qui a le droit de faire quoi dans le cadre du digital workplace.

Quels sont les écueils à éviter ? N’y a-t-il pas un risque à se contenter du côté « gadget » de la digitalisation du workplace ?

Le DW ne doit en aucun être vu comme un gadget mais comme une extension et mise en cohérence de l’existant. En revanche, il ne faut pas minimiser l’importance du changement, en particulier de la culture d’entreprise. En effet, si celle-ci est, par exemple, hiérarchique et verticale, casser les silos et gagner en transversalité et aisance communicationnelle ne se fera pas en un jour.

Qu’est-ce que cette transformation représente en termes d’investissements ? Est-ce que cela peut constituer un frein ?

Les investissements dépendent de beaucoup de facteurs : le choix de la plateforme, des logiciels, est de ce point de vue très structurant. Mais il y a aujourd’hui des solutions pour tous les budgets et toutes les tailles d’entreprise.

Quels sont les grands enjeux de cette transformation ?

Toutes les entreprises doivent (ou devront) faire face à la transformation digitale, c’est-à-dire à l’adaptation de leur business model aux usages et techniques issus du web. Or, il est peu probable que des collaborateurs n’ayant pas l’habitude de travailler de manière collaborative, transverse et sociale puissent s’adapter facilement aux changements induits par la transformation digitale.

A quels risques s’exposent les entreprises qui écarteraient le sujet de cette transformation ?

Aux mêmes risques que ceux qui considèrent que la révolution digitale ne les concerne pas : une disparition ou du moins une raréfaction de leurs clients et à l’extinction progressive de leur activités. C’est ce que l’on appelle « l’ubérisation de l’économie ».
A force de vouloir rester sur des positions acquises depuis des années, sans changer, les taxis observent impuissants la disparition de leur activité telle qu’elle a été exercée antérieurement.

 Je voudrais que l’on termine en évoquant ce paradoxe : dans l’espace privé, les individus sont hyperconnectés, hyperéquipés, utilisent les réseaux sociaux, etc. Comment expliquez-vous le retard pris en termes d’usage dans la sphère professionnelle ? 

Les enjeux de communication et de partage dans la sphère professionnelle sont radicalement différents de la sphère privée ; il ne s’agit pas de mettre en scène le moi mais l’individu au sein d’un collectif animé par les mêmes objectifs, dans un contexte où l’évaluation de l’individu et de sa performance peut déboucher sur des sanctions. Hormis les retards dus à l’incompréhension des impacts de la transformation digitale et à la politique de l’autruche de certains (du type « il est urgent d’attendre »), beaucoup de retards sont dus à la sous-estimation d’indispensables changements à mettre en œuvre à tous les niveaux de la hiérarchie."

Joanna Pomian, Pourquoi le Digital workplace devient incontournable, une vidéo Xerfi Canal TV